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在庫管理システムとは?導入目的とメリットのご紹介!


時代の変化により、ECサイトを扱う企業様が増えてきました。
ECサイトは対面販売と違い、お客様とのやり取りや商品の管理がデータ上になるため、メール送信や在庫状況の確認など、様々な作業があります。

管理業務に時間がかかったり、在庫状況がわからなくなったりすることがあります。
EXCELなどでも管理することはできますが、業務量が多いため、ミスにつながりやすいです。

こうした事態に役に立つのが在庫管理システムです。
今回は在庫管理システムについてご紹介していきます。

在庫管理システムとは?

在庫管理システムとは、在庫情報の管理や棚卸データの管理など、在庫管理業務で必要になるデータの管理ができるシステムです。
商品の入出庫の数量や単価などのデータを全てシステムに取り込み、リアルタイムで把握することができます。

商品を多く取り扱っている企業では、商品数を増やしたりなど、在庫の数が多くなり管理面などで時間がかかったり、ミスにつながりやすくなります。
在庫管理システムの導入により、在庫管理業務のミスを防止し業務を効率化できます。

機能について

在庫管理システムは在庫している製品の入出庫管理がメインになります。
主な機能としては、入庫・入荷、出庫・出荷、保管・在庫などを管理する機能を有しています。

入出庫管理機能

登録している商品の出荷数と返品で入庫した数を管理できます。

棚卸機能

在庫管理では実際の数とデータの数が合っているか照合する棚卸を行います。
棚卸のデータを管理し、分析できます。

在庫一覧機能

商品を登録しておけば、在庫一覧を表示し、商品名や数量を表示できます。

マスター管理機能

企業によって在庫管理を行う商品の情報は異なるため、企業に合わせて管理するメインとなる情報を登録し、管理できます。

その他の機能・カスタマイズ

売上管理機能や、請求書の発行など、金額面に関する管理や、データをより分析する機能など、システムによって異なります。
カスタマイズすることで、自社にあったシステムにすることも可能です。

システムの種類

在庫管理システムは主に2種類ございます。
クラウド型とオンプレミス型です。
この2つの違いはサービスの提供形式です。

クラウドは、インターネットを経由して、離れたところにあるソフトウェアやデータを利用して、ユーザーにサービスを提供する形態のことです。
この形態で提供されるサービスを「クラウドサービス」と呼ぶこともあります。

オンプレミスとはひとつの企業内で、物理的に構築されたシステム形態のことです。
ネットワークやサーバはすべて自社内に置いており、すべてのシステムが社内で完結しているのが大きな特徴です。

自社の状況を把握したうえで、用途に合わせたシステムを選択する必要があります。
クラウド・オンプレミスの違いに関しましては、下記の記事で詳しく掲載していますので、是非ご覧ください。

クラウドとオンプレミスの違いとは?

在庫管理システムを導入する目的とは?

在庫管理システムを導入する目的は企業によって様々ですが、ここでは3つご紹介していきます。

販売機会の増加

在庫のデータで管理し見える化することで、欠品を防止することができます。
適切に在庫を管理することで、商品欠品による販売ができないなどの問題を解決することができます。

在庫管理のコスト削減

過剰に在庫を抱えると、在庫を保管するスペースが必要になり、管理するための業務も増えていきます。
逆に在庫が不足すると、急な注文が入った場合に、商品を集めたりする必要があり、余分な費用がかかります。
在庫管理システムを導入し、適切な在庫管理を行うことで、これらのコストを削減できます。

キャッシュフローの改善

在庫管理が不適切で、すぐに現金化できない在庫を過剰に抱えてしまうと、キャッシュフローが悪化し資金繰りが難しくなります。
適切な在庫管理を行うことで、これらの問題を解決できます。

メリット

適切な在庫管理ができる

在庫管理システムを導入し、データ化することで、過去の入出荷や在庫のデータが蓄積されていきます。
過去の実績から顧客の需要や注文に対する予測を立てることができれば、それに基づいた仕入れを行うことで、過剰在庫を減らすことができます。

欠品を事前に防げる

急に受注量が増えたりすることで、一気に在庫が減り、欠品という状況は珍しくありません。
エクセルや紙などのアナログな方法で管理していると、在庫の状況が把握しずらく欠品してしまうことがあります。

在庫管理システムでは、在庫状況に応じた通知機能を使うことで、欠品による機会損失を防ぐことができます。

作業を効率化できる

在庫管理をエクセルなどで管理した場合、倉庫で在庫状況を紙に写し、デスクに戻ってデータを手入力することになると思います。

在庫管理システムをハンディターミナルと連携することで、リアルタイムにデータが転送されます。
これまでの作業を効率化することができます。

在庫状況をリアルタイムで把握できる

出荷状況も把握できるため、リアルタイムで在庫状況が把握できます。
そのため、どの製品をどれだけ発注すればよいか、倉庫にどれだけ空きがあるのかを確認できます。
クラウドシステムの場合は、複数の場所で同時に確認することも可能です。

データ分析

販売情報をデータ化することで、適正在庫を可視化することができます。
こうしたデータを活用することで、在庫状況の需要予測や今後の作業の効率化などへ発展させることができ、新たなビジネス価値を創出していけます。

デメリット

システム導入コストが必要になる

在庫管理システムを導入する場合の導入費用が発生します。
今までEXCEL等で管理できていた場合は、システム導入する際になぜ必要なのかを明確にし、担当者に相談することになるかもしれません。
システムによっては維持コスト等も発生するので、導入する際に費用対効果を考える必要があります。

システムに慣れる必要がある

今までEXCEL等で管理していた場合は、在庫管理システムを導入していきなり使いこなすのは難しいと思います。
システムに慣れるために、時間や労力が必要になります。
担当者がいなくなった場合などのことも考えると、マニュアルなども必要になる場合があります。

今後は自社にあったシステムの導入が必要

在庫管理システムについてまとめさせていただきました。
売り上げ拡大や効率化などを図る場合は、今後は在庫管理システムの導入が必須になると思われます。

大事なのは自社に合ったシステムを選択し、業務効率化やデータ分析などを行い、今後に活かせて行ける体制にしていくことです。

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