勤怠管理システムを導入するメリットとは？ 種類や導入の必要性をご紹介！
- 2020年11月06日
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皆様は勤怠管理は何で行っていますでしょうか？
企業によっては、タイムカード、紙の出勤簿やExcelなど様々なやり方がございます。
そんな中、テレワークなどの影響もあり、勤怠管理システムを導入する企業が増えてきました。
勤怠管理システムは出勤・退勤時刻の記録、休暇の申請・取得記録やシフト管理など、勤怠管理業務を支援するためのシステムです。
今回は、勤怠管理システムについて解説していきます。
勤怠管理システムを導入する目的は？
勤怠管理システムを導入する目的は企業によって様々ですが、大きく4つのポイントがあります。
一つずつ解説していきます。
法律での義務化
1つ目は法律面です。
企業は全従業員の労働時間を把握することが法律によって義務付けられています。
加えて、労働時間には労働基準法で一日8時間、週40時間と定められていることから、企業は労働時間の把握と労働時間の調整をする必要があります。
上記に加え、2019年4月に働き方改革が始まりました。
この改革の一環として時間外労働に上限規制が設けられ、従業員の過重労働に対する取り締まりは厳しくなりました。
従業員の勤怠状況を把握するために、勤怠管理システムでの導入が増えてきています。
働き方の変化への対応
2つ目は働き方の変化です。
コロナウイルスの影響もあり、勤務時間・勤務場所が以前に比べ自由になりました。
フレックスタイムやリモートワークなど、働き方の多様化への対応が求められています。
こうした状況の中では紙やタイムカードによる勤怠管理は難しくなります。
管理する側からすると、管理するためのシステムが必要になってきています。
業務の効率化
3つ目は業務の効率化です。
従業員の場合は、わざわざ打刻機までいく必要がなくなり、自分のデスクでそのまま出勤・退勤の処理が可能になります。アプリやスマートフォンを利用できる場合は、外出先からでも出勤・退勤の処理ができ、直行・直帰の場合でも、正しい時間の管理が可能です。
コスト削減
4つ目は業務のコストの削減です。
勤怠情報は、給与計算に使用するため、集計などの作業が必要になります。
集計にはかなりの労力と時間がかかります。
確認作業は必要ですが、集計にかかる時間はシステム化することによって効率化し、作業分のコストを減らすことができます。
勤怠管理システムの種類、メリット・デメリットとは？
勤怠管理システムの種類について
勤怠管理システムは主に2種類ございます。
クラウド型とオンプレミス型です。
この2つの違いはサービスの提供形式です。
クラウドは、インターネットを経由して、離れたところにあるソフトウェアやデータを利用して、ユーザーにサービスを提供する形態のことです。
この形態で提供されるサービスを「クラウドサービス」と呼ぶこともあります。
オンプレミスとはひとつの企業内で、物理的に構築されたシステム形態のことです。
ネットワークやサーバはすべて自社内に置いており、すべてのシステムが社内で完結しているのが大きな特徴です。
自社の状況を把握したうえで、用途に合わせたシステムを選択する必要があります。
クラウド・オンプレミスの違いに関しましては、下記の記事で詳しく掲載していますので、是非ご覧ください
メリット
業務の効率化・コスト削減
勤怠管理システムを導入するメリットとして、タイムカードの集計や入力の手間が省けるため、業務効率があがることが挙げられます。
さらに従業員側は打刻する際に簡単に打刻できるようになります。
従業員の打刻への時間を減らし、管理側の業務を削減し、効率化することができます。
作業を効率化することで、その作業分のコストを減らすことができます。
また、紙などで管理していた場合は、ペーパーレス化することで、コストを削減できます。
現場移動・直行直帰に対応
クラウド型の勤怠管理スステムでは、GPS機能を利用し位置情報を取得することができ、どこでも打刻することが可能です。
現場が複数ある場合や直行直帰に対応することができます。
現場移動が多い従業員が多い場合や、出社せずに直行直帰できるようにしたい場合にとても便利です。
本社・現場・在宅のテレワークへの対応なども行うことができます。
正確な勤怠管理
クラウド勤怠管理システムを導入することにより、外出中でもスマートフォンを使い、勤怠打刻を行うことができます。
また、GPS機能を利用し位置情報を取得するなど不正防止を行い、正確な勤怠管理が可能になります。
システムを利用することで、正確な数値を得られるようになります。
リアルタイムでの状況把握
クラウド型の勤怠管理システムの場合は、リアルタイムで打刻状況を把握することができます。
これにより、誰が打刻できていないのかをすぐに確認することが可能です。
打刻漏れの防止
打刻のしやすさやアラート機能により、打刻漏れを防ぐことができます。
労働法改正への対応
勤怠管理システムであれば、設定から条件を変更するだけで対応することが可能です。
デメリット
経営層への理解
勤怠管理システムを導入するデメリットとしては、経営層の理解を得るのが難しいことが挙げられます。
紙やExcelで管理していた場合は、それまでのやり方を推奨される場合もあります。
外部システムとの連携
既に別のシステムを活用していて、勤怠管理システムと連携したい場合は、連携が可能なシステムに制限されることがあります。
カスタマイズができないシステムもありますので、その場合は選択する際の幅が狭まる可能性があります。
あらかじめ、自社での勤務形態や働きかたを把握したうえで、外部システムと連携できるシステムを選ぶ必要があります。
管理する項目・機能について
勤怠管理システムには様々な機能が存在します。
勤怠管理は細分化すると、出退勤・残業・休暇など様々です。
今回は主要の管理項目・機能をご紹介していきます。
出退勤の打刻
勤怠管理システムの基本的な機能の一つが打刻機能です。
システムやアプリを使い、時間をかけずに様々な場所での打刻が可能です。
現場に直行直帰する場合や、現場が複数ある場合はとても便利です。
打刻情報は自動的に登録・集計され、データとして管理できます。
異常な打刻や打刻忘れに対して、アラートを通知する機能もあります。
従業員側の打刻を楽にし、管理側の管理業務を楽にします。
残業・労働時間の管理
残業・労働時間の実態も自動で集計することができます。
雇用形態や部署に応じて時間外労働となる条件を柔軟に設定しておくことも可能です。
就業実態の予定と実態を対比して表示したり、残業時間が一定基準を超えた従業員を判別し、アラート表示する機能があるものもございます。
働き方改革の残業時間上限規制への対応に活用できます。
休暇取得状況の管理
休暇取得状況や残日数などは自動集計され、休暇の申請・承認も勤怠管理システム上で行うことができます。
働き方改革への対応では、有給休暇の消化状況が重要となります。
最低限の日数を消化できていない従業員に対し自動的に有給休暇を割り当てたり、アラートメールを送信したりすることが可能です。
システムの導入で管理業務を効率化
勤怠管理システムについてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか？
勤怠管理システムを導入することで、今までの管理を効率化することが可能です。
自社の状況を見定めたうえで、最適なシステムを選ぶことで、従業員や管理者の負担を減らしながら、データによる管理が可能になります。
データを活用したり、外部システムと連携するなど、様々な使い方をすることもできます。
弊社では、勤怠機能に加え日報・経費・チャットなども含めた「i勤怠」を展開しています。
クラウド型でありながら、カスタマイズも可能です。
勤怠管理スステムの導入をお考えでしたら、是非ご連絡ください。